İş AnalİZİ Ne Değİldİr

İş analizi sürecinin tam ve doğru olarak işletilememesi, projelerdeki başarısızlığın en önemli nedenidir. Kurumlar büyüdükçe bu sorunun farkına varıyor ve iş analistlerinin organizasyonlardaki ağırlığı gün geçtikçe artıyor. Fakat iş analizi sürecini doğru olarak kurgulamamak iş analistlerinin verimliliğini önemli ölçüde düşürüyor. İş analizi sürecinin tanımlanmasında (çokça yapılan hatalar ve doğru bilinen yanlışlardan hareketle) şu konulara dikkat etmek gerekir:

İş analizi, sadece “Ne” sorusunun cevabını aramak değildir. Gereksinimler, çoğu zaman “Ne” sorusunun cevabı olarak tanımlanırken “Nasıl” sorusunun cevabı olmadığı vurgulanır. Bu sorunlu bir tanımlamadır. Çünkü bir teslimatın “Ne” ya da “Nasıl”a karşılık geldiği, paydaşlara göre farklılık gösterir. Bununla birlikte iş analizi, gereksinimlerin ortaya çıkarılmasının yanında bunların bir çözüme “Nasıl” adreslenebileceğini de belirleyen kilit süreçtir.

İş analizi, iş birimleri ile yazılım ekibi arasında köprü görevi görmek değildir. İhtiyaçların bir paydaştan alınıp diğer bir paydaşa taşınması, iş analizi sürecinin işletilmediği durumun tanımıdır. İş analizi, paydaşların ifade ettikleri isteklerin, ihtiyaçların temelindeki gerçek gereksinimlerin ortaya çıkarılması, analiz edilmesi ve projedeki tüm paydaşlarla iletişimin sağlanmasıdır. Böylece gereksinimlerin yanında, proje amaç ve hedefleri konusunda da paydaşlar aynı noktaya gelirler. Bu iletişimin şekli de tek boyutlu bir doğrudan çok (tüm paydaşları kapsaması nedeniyle) 360 derece olarak tanımlanabilir.

İş analizi, projedeki tüm görevlerin koordinasyonunu ve planlamasını yapmak değildir. Gereksinimlerin ortaya çıkarılması, analiz edilmesi, çözüm kapsamının oluşturulması ve tasarımın önerilmesi iş analizinin temel çalışma alanıdır. Projede bu alanlardaki tüm aktivitelerin belirlenmesi, efor tahminlerinin yapılması, iş analizi faaliyetlerinin ve iletişiminin planlanması, iş analistinin temel görevleridir. Bu planlama sadece iş analizi faaliyetlerini kapsar ve proje planının bir parçasıdır. Projenin bütününde bu planlama, proje yönetim süreci kapsamında yapılır.

İş analizi sadece proje sınırları içinde gerçekleştirilen bir süreç değildir. İş analizi süreci, henüz proje (ya da girişim) başlamadan, ortada sadece bir fikir varken, tüm paydaşlar ve hatta proje yöneticisi henüz dâhil olmamışken kurumsal analiz ile başlayan bir süreçtir. Kurumsal analizin temel amacı; bir fikrin hayata geçirilip geçirilmeyeceğine karar vermek için hazırlanan, fayda maliyet analizini içeren iş gerekçesini (Business case)’i hazırlamaktır. Proje bitince de iş analizi süreci bitmez. Gerçek ortamda çalışan çözümün, gereksinimleri karşılayıp karşılamadığını değerlendirmek de iş analizi sürecinin bir parçasıdır.

İş analizi, test yapmak değildir. Çözümün gereksinimleri karşıladığının teyit edilmesi ve tespit edilen hataların çözümü için en uygun aksiyonun belirlenmesi süreçlerini kurgulamak, hataların kök nedenlerini ortaya çıkarmak iş analizi sürecinin bir parçasıdır. Çözümün testi, test sürecinin içindedir. İş analistinin görevi, olası hataların en aza indirilmesi ve test sürecinin verimliliğinin sağlanabilmesi için, test edilebilir gereksinimlerin oluşturulmasıdır.

İş analizi, toplantı notu tutmak değildir. Gereksinimlerin ortaya çıkarılması, önceliklendirilmesi, paydaşlarla iletişiminin sağlanması ve onaylanması iş analizi sürecinin bir parçasıdır. Toplantılar, atölye çalışmaları, yapılandırılmış gözden geçirmeler bu işleri gerçekleştirmek için kullanılan araçlardır ve analiz bu çalışmalar esnasında gerçekleştirilir. Paydaşlar tartışırken, karar alırken, bunları izleyerek sonuçları kaydetmek yerine iş analisti çalışmayı yönlendirmeli, başlangıçta belirlediği hedeflere uygun bir çalışma yapılmasını sağlamalıdır.

Ozan Kaan Karamık 20150525