SÜREÇ YÖNETİMİ SİSTEMİ KURMA AŞAMALARI

Sürekli gelişim prensibine göre süreçlerin geliştirilmesi bitmeyen bir süreçtir ve kurum yöneticilerinin asli görevidir. Süreçlerin sürekli geliştirilmesini sağlayacak yapının kurulması ise işin ilk adımıdır. Aşağıda tipik bir süreç yönetimi sistemi kurma aşamaları yer almaktadır.

Bu proje, kurum ölçeğine göre 3 ila 6 ay sürer.

1.       Süreç yönetimi proje ekibinin belirlenmesi

Tipik bir proje ekibinde süreç yönetimi konusunda teknik uzmanın yanında kurum fonksiyonel yöneticilerinin tamamının da yer almasında fayda vardır. Teknik uzman (ya da danışman) süreç yönetimi konusunda teorik bilgiyi sağlarken kurum yöneticileri firma ve sektör perspektifini projeye yansıtırlar. Ağırlık teknik uzmanın üzerindedir. Diğer katılımcılar daha çok “öğrenen” durumundadırlar.

2.       Süreç yönetimi eğitimi ve yol haritasının oluşturulması

Süreç yönetim uzmanının öncelikle teorik ve sonrasında pratik bilgileri tüm üst ve orta yönetime aktarması sürecidir. Yarım ya da 1 günlük bir eğitimle başlayabilir. Bu eğitimde öğrenilen teorik bilgiler doğrultusunda kurum yöneticilerine kendi fonksiyonları ile ilgili pratik ödevler vererek bilgilerin pekişmesi sağlanırken projenin ilk çıktıları da oluşturulmaya başlanır.

3.       Mevcut durum analizi

Kurumun mevcut durumu; süreç perspektifinden ortaya çıkarılır. Varsa mevcut dokümantasyon, yazılım uygulaması, daha önce yapılmış süreçlere yönelik projeler incelenir. İş prensipleri ortaya çıkarılır.

4.       Süreç yönetim prensiplerin oluşturulması

Öncelikle süreç modelleme ve geliştirme metodolojisi belirlenir. Süreç parametreleri, süreç sınıflandırması, süreç hiyerarşisi, aktivite parametreleri, iş akışı çizim standartları belirlenerek süreç yönetim kılavuzu oluşturulur. Süreç yönetim kılavuzu proje süresince geliştirilerek proje sonunda nihai halini alır.

5.       Süreç yönetimi yazılımının belirlenmesi ve uyarlanması

Süreç modelleme ve otomasyon yazılımı alternatifleri belirlenerek kurum için en optimum çözüm seçilir ve uygulamaya alınır.

6.       Süreç gelişim planının hazırlanması

Oluşturulan yapıya göre kurum süreçlerinden hangisinin ne zaman ele alınacağı belirlenerek bir yol haritası oluşturulur. Süreç sıralamasında uygulama kolaylığı ve kuruma katacağı değer bir arada değerlendirilir.

Bu aşama ile proje tamamlanmış olur. Projenin 2 önemli çıktısı vardır: 1. Süreç yönetim kılavuzu 2. Süreç gelişim planı (yol haritası)

7.       Sistem izleme, denetim ve sürekli iyileştirme

Süreç yönetimi sistemi, kurumdaki diğer tüm sistemler gibi sürekli olarak izlenerek ihtiyaçlar doğrultusunda geliştirilir / iyileştirilir. Bunun sorumluluğu kurumdaki süreç yönetim / kalite yönetim birimindedir.

Ozan Kaan Karamık, 20171004